Apostilė ir vertimas grįžtant į Lietuvą: kokių JK ir JAV dokumentų paprastai prireikia ir kur juos sutvarkyti

Grįžtate į Lietuvą ir staiga paaiškėja, kad gimimo, santuokos, ištuokos, teistumo ar studijų dokumentų „neužtenka“ vien atspausdinti arba atsivežti kopiją? Dažna klaida – pirmiausia versti dokumentą, o tik po to aiškintis, kad jam dar reikėjo apostilės arba kad reikia visai kitos institucijos patvirtinimo.

Trumpas atsakymas: jei naudojate JK ar JAV viešą dokumentą Lietuvoje, pirmiausia pasitikrinkite, ar jam reikia apostilės, ar pakanka paprastesnio patvirtinimo, o vertimą į lietuvių kalbą dažniausiai užsakykite tik tada, kai originalas jau tinkamai paruoštas. Lietuvos institucijoms dažniausiai reikia ir dokumento, ir jo vertimo, bet pats išdavimo kelias priklauso nuo šalies ir dokumento rūšies. Šis straipsnis parengtas remiantis oficialiais šaltiniais, patikrintais šiandien. (urm.lt)

Kada apskritai reikia apostilės?

Apostilė yra specialus pažymėjimas, patvirtinantis viešojo dokumento autentiškumą tarptautiniam naudojimui. HCCH nurodo, kad 1961 m. Apostilės konvencija pakeičia ilgesnę legalizavimo procedūrą vienu apostilės sertifikatu, kurį išduoda kompetentinga šalies, kurioje dokumentas atsirado, institucija. Lietuva yra šios konvencijos dalyvė, o jos kompetentingos institucijos nurodytos HCCH duomenų bazėje. (hcch.net)

Praktiškai tai reiškia:

• jei dokumentas išduotas JK ir bus naudojamas Lietuvoje, dažnai reikia JK apostilės;
• jei dokumentas išduotas JAV, reikalinga JAV apostilė arba kitas autentiškumo patvirtinimas, priklausomai nuo dokumento rūšies;
• jei dokumentą naudosite Lietuvoje, dažniausiai svarbiausia ne tai, kur gyvenate dabar, o kur dokumentas buvo išduotas ir kur jis bus pateikiamas. (urm.lt)

Kuriems dokumentams tai aktualiausia?

Dažniausiai apostilė reikalinga tokiems dokumentams:

1. gimimo, santuokos, ištuokos ar mirties įrašams;
2. teistumo ar policijos pažymoms;
3. kai kuriems notariniams įgaliojimams;
4. studijų dokumentams, jei jų prašo darbdavys, mokykla, universitetas ar kita institucija;
5. kai kuriems socialinės apsaugos ar šeimos statuso dokumentams. (globalilietuva.urm.lt)

Svarbu: ne kiekvienas dokumentas turi būti apostilinamas tuo pačiu būdu. Pavyzdžiui, JAV federalinius dokumentus apostilę išduoda JAV valstybės departamentas, o valstijų išduotiems dokumentams dėl patvirtinimo reikia kreiptis į tą valstiją, kuri dokumentą išdavė. JAV valstybės departamentas aiškiai nurodo, kad jo biuras išduoda apostiles federaliniams dokumentams, o valstijų dokumentams reikia valstijos patvirtinimo. (travel.state.gov)

Kaip tvarkyti JK dokumentus?

JK dokumentų legalizavimą vykdo FCDO Legalisation Office. Oficialioje JK sistemoje galima pateikti paraišką dėl popierinės apostilės arba elektroninės e-apostilės, o pateikimo būdas priklauso nuo to, koks dokumentas ir kaip jis pasirašytas. Jei dokumentas atitinka reikalavimus, JK sistema jį legalizuoja pridėdama apostilę. (gov.uk)

Praktiškai verta prisiminti:

• ne visus dokumentus verta nešti pas notarą „iš anksto“ – JK FCDO nurodo, kad tam tikrų dokumentų originalo notarinti nereikia, o kai kuriais atvejais tai net gali būti netinkama;
• jeigu dokumentą naudosite Lietuvoje, pasitikrinkite, ar reikės popierinės apostilės, ar tiks e-Apostille;
• jei gavote apostilę JK, ją galima patikrinti oficialioje JK sistemoje. (travel.state.gov)

Kaip tvarkyti JAV dokumentus?

JAV atveju svarbiausia atskirti federalinius ir valstijų dokumentus. JAV valstybės departamentas nurodo, kad apostilės federaliniams dokumentams išduodamos jo Office of Authentications, o valstijų dokumentai turi būti tvirtinami tos valstijos, kurioje jie išduoti, institucijų. Department of State taip pat nurodo, kad jei dokumentą reikės naudoti užsienyje ir jis yra anglų kalba, gali prireikti profesionalaus vertimo, o pats originalas neturėtų būti be reikalo notarizuojamas. (travel.state.gov)

Tai ypač svarbu tiems, kurie:

• grįžta į Lietuvą po ilgo gyvenimo JAV;
• tvarko pensijos, paveldėjimo, santuokos ar vaikų dokumentus;
• nori įregistruoti JAV civilinės būklės dokumentą Lietuvoje. (globalilietuva.urm.lt)

Kada reikia vertimo į lietuvių kalbą?

Lietuvos institucijoms dažnai reikia ne tik dokumento, bet ir jo vertimo į lietuvių kalbą. Registrų centras aiškiai nurodo, kad tam tikri Lietuvos civilinės būklės įrašų išrašai patys nereikalauja legalizavimo ar apostilės ir neturi būti verčiami, tačiau užsienyje išduotiems dokumentams tokie reikalavimai gali galioti. Globali Lietuva nurodo, kad užsienio valstybėje įregistruotam gimimui įtraukti į apskaitą reikia pateikti užsienio institucijos dokumentą, legalizuotą ar patvirtintą apostile, jei tarptautinės sutartys ar ES teisė nenustato kitaip, ir išverstą į lietuvių kalbą. (registrucentras.lt)

Patogiausias principas toks:

• pirmiausia sutvarkykite dokumento autentiškumą;
• tik tada užsakykite vertimą;
• jei abejojate, ar dokumentas Lietuvoje bus priimtas su apostile ar be jos, pasitikrinkite konkrečios įstaigos reikalavimus iš anksto. (globalilietuva.urm.lt)

Praktinis veiksmų planas

1. Nustatykite, kas išdavė dokumentą

Ar tai JK institucija, JAV federalinė institucija, ar JAV valstija? Nuo to priklauso, kur kreiptis dėl apostilės. (gov.uk)

2. Patikrinkite, ar dokumentas apskritai yra viešasis dokumentas

Apostilė skirta viešiesiems dokumentams. Jei turite privačią pažymą ar paprastą kopiją, gali reikėti visai kitokio patvirtinimo. (hcch.net)

3. Neverskite dokumento per anksti

Pirmiausia įsitikinkite, kad gausite būtent tą dokumento versiją, kurią priims Lietuvos įstaiga. Tada užsakykite vertimą į lietuvių kalbą. (globalilietuva.urm.lt)

4. Pasitikrinkite, ar nereikia papildomo registravimo Lietuvoje

Kai kuriais atvejais vien apostilės nepakanka — dokumentą dar reikia įtraukti į Lietuvos apskaitą. Tai aktualu gimimo, santuokos, ištuokos ar mirties įrašams. Apie tai plačiau žr. ir susijusiame straipsnyje „Grįžus į Lietuvą. Emigrantų dokumentų tvarkymas: visa, ką reikia žinoti“. (globalilietuva.urm.lt)

5. Jei reikia vaiko dokumentų, tikrinkite atskirai

Vaikų gimimo įrašų ir kitų šeimos dokumentų tvarkymas kartais būna paprastesnis, bet tik tada, jei kreipiamasi į tinkamą instituciją ir pateikiami visi reikalingi priedai. Naudinga pasitikrinti ir „Vaiko gimimo registravimas JK ir dokumentų tvarkymas Lietuvoje: pilnas gidas lietuvių šeimoms“. (globalilietuva.urm.lt)

Ką dažniausiai žmonės daro ne taip?

• Atsiveža tik kopiją, o ne originalą ar tinkamai patvirtintą išrašą. (globalilietuva.urm.lt)
• Pirma išsiverčia dokumentą, paskui paaiškėja, kad jam reikia apostilės. (travel.state.gov)
• Bando JAV valstijos dokumentą siųsti į federalinį apostilės biurą arba atvirkščiai. (travel.state.gov)
• Nežiūri, ar Lietuvoje pakanka išrašo, ar reikia pilno civilinės būklės dokumento. (registrucentras.lt)

Ką svarbiausia prisiminti?

• Apostilė patvirtina dokumento autentiškumą tarptautiniam naudojimui, bet ji pati nepaaiškina, ar dokumentas Lietuvoje bus priimtas be papildomų veiksmų. (hcch.net)
• JK dokumentus legalizuoja FCDO, o JAV dokumentų kelias priklauso nuo to, ar dokumentas federalinis, ar išduotas valstijos. (gov.uk)
• Vertimą į lietuvių kalbą užsakykite tik tada, kai dokumentas jau paruoštas galutinei formai. (globalilietuva.urm.lt)
• Jei dokumentas susijęs su gimimu, santuoka, ištuoka ar mirtimi, labai tikėtina, kad reikės ne tik apostilės, bet ir registravimo Lietuvoje. (urm.lt)
• Prieš siųsdami dokumentus į Lietuvą, patikrinkite konkrečios įstaigos reikalavimus — tai dažnai sutaupo savaitę ar dvi. (globalilietuva.urm.lt)

Oficialūs šaltiniai

• Užsienio reikalų ministerija: dokumentų legalizavimas ir apostilė. (urm.lt)
• Globali Lietuva: užsienio valstybėje įregistruotų civilinės būklės aktų apskaita. (globalilietuva.urm.lt)
• Registrų centras: gimimo įrašo išrašas ir pastaba dėl apostilės bei vertimo. (registrucentras.lt)
• GOV.UK: dokumentų legalizavimas JK. (gov.uk)
• U.S. Department of State: apostilės JAV federaliniams ir valstijų dokumentams. (travel.state.gov)
• HCCH: 1961 m. Apostilės konvencija ir Lietuvos kompetentingos institucijos. (hcch.net)

Svarbi pastaba

Šis gidas yra praktinis informacinis paaiškinimas, o ne individuali teisinė ar notarinė konsultacija. Konkretus dokumentas gali būti priimamas skirtingai priklausomai nuo institucijos, todėl prieš mokėdami už vertimą ar apostilę visada pasitikrinkite, ko tiksliai prašo ta įstaiga Lietuvoje, kuriai dokumentą teiksite. (urm.lt)